桂航财〔2013〕3号
桂林航天工业学院会计档案管理办法
为加强学院会计档案管理，规范会计档案管理工作。根据《中华人民共和国会计法》及财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》的有关规定，结合学院实际，制订本办法。
一、会计档案的范围
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学院会计核算的重要资料和证据。包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。
（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其它会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其它文字说明、其它财务报告。
（四）会计电算化处理形成的凭证、总分类账、明细账等备份磁盘、光盘、U盘等存储媒介。
（五）其它类：银行存款余额调节表、银行对账单、职工工资发放册、会计档案移交清册、会计档案保管清册、发票、收据及其存根、其它应保存的会计核算专业资料等。
二、会计档案的整理与归档
（一）当年形成的会计档案，应按时间顺序、内容、保管期限，整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由财务处保管五年，期满之后，编制移交清册一式二份，移交学院档案室统一保管。
（二）已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务负责人批准后，派人监督办理；已移交给档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务处经办人员共同拆封整理。
（三）会计档案的整理与归档具体要求：
1. 会计凭证、账簿、报表应用针线装钉，不得用易锈、易断铁钉等物装钉；
2. 会计凭证：按月立卷，装订成册，做到整齐美观、牢固。封面内容要填写齐全，包括：学院名称、年度、月份、起讫日期、装订人签章等；
3. 会计账簿：各种会计账簿应依账簿封面、账簿启用表、账页、封底次序装订，会计账簿应牢固、平整，不得掉页；
4. 会计报表、报表附注及财务报告说明书：应装订成册，年度终了统一归档。
三、会计档案的查阅及复制
（一）会计档案，一律不准借出。
（二）如因工作需要，经批准并办理登记手续后，可提供查阅或者复制。院内部门查阅或者复制会计档案需经财务负责人批准；院外单位查阅或者复制会计档案，要有正式的介绍信并经财务负责人审核同意后，报主管院领导批准。
（三）查阅会计档案的人员，严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。
四、会计档案的保管期限
（一）会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为5年、10年、15年、25年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
（二）对未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，并保管到结清债务时为止。
五、会计档案的销毁
会计档案保管期满应及时清理销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证或仍具有使用价值的凭证、资料，可延长保管期限，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。
会计档案的销毁按以下程序办理：
（一）财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。销毁清册内容主要包括：销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。
（二）主管院领导在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁会计档案时，应由档案室和财务处共同派员监销。
（四）监销人员在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容核对所要销毁的会计档案；销毁后，监销人员应在会计档案销毁清册上签名盖章。
六、会计档案的管理责任
（一）会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。
（二）会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘、U盘等存储媒介，还要做好防磁、防折等工作，防止数据丢失。对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。
（三）会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任。
（四）对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。
（五）对故意销毁会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，提交司法机关处理。
七、本办法自下发之日起执行，过去相关规定同时废止。
八、本办法由财务处负责解释。
桂林航天工业学院
2013年6月7日
